Vraag & Antwoord
IT Escrow is een contractuele regeling waarbij een vertrouwde derde partij, de Escrow Agent, de broncode, gegevens en andere essentiële activa van software of technologie opslaat en beschermt, zodat deze beschikbaar blijven in geval van specifieke gebeurtenissen.
IT Escrow treedt in werking bij hele specifieke gebeurtenissen. Dit noemen we ook wel ‘Trigger Gebeurtenissen’. Veel voorkomende Trigger Gebeurtenissen zijn onder andere faillissement of de insolventie van de softwareleverancier, onvoldoende onderhoud of ondersteuning van de software door de leverancier, of andere vooraf gedefinieerde gebeurtenissen zoals overeengekomen in de Escrow Overeenkomst.
IT Escrow biedt bedrijven een vangnet, waardoor ze toegang behouden tot de eigen broncode, gegevens en andere essentiële activa van hun software of technologie, zelfs als de softwareleverancier te maken krijgt met financiële of operationele problemen. De afhankelijkheid van de leverancier wordt beperkt en je bent verzekerd van continuïteit van jullie bedrijfsactiviteiten.
De partijen die betrokken zijn bij een IT Escrow-regeling zijn meestal de softwareleverancier, de licentiehouder (klant) en de Escrow Agent. De Escrow Agent is een neutrale derde partij die verantwoordelijk is voor de beveiliging van de Escrow-materialen en deze worden onder specifieke voorwaarden vrijgegeven aan de licentiehouder.
De materialen die in IT Escrow worden geplaatst kunnen variëren, afhankelijk van de overeenkomst, maar omvatten over het algemeen de broncode, documentatie, uitvoerbare bestanden, databases en andere noodzakelijke componenten die van belang zijn voor het onderhoud en de ondersteuning van de bedrijfssoftware of technologie.
De vrijgave van Escrow-materialen vindt plaats wanneer een in de Escrow Overeenkomst gespecificeerde Trigger Gebeurtenis plaatsvindt. De Escrow Agent verifieert, volgens de overeengekomen procedures, of er sprake is van de benodigde vrijgave en geeft vervolgens de Escrow-materialen vrij aan de licentiehouder, zodat deze de software kan blijven gebruiken en onderhouden.
Over het algemeen krijgt de licentiehouder alleen toegang tot de Escrow-materialen wanneer er sprake is van een Trigger Gebeurtenis, zoals is gespecificeerd in de Escrow Overeenkomst. Het doel van IT Escrow is om een vangnet te bieden in uitzonderlijke omstandigheden, in plaats van het onbeperkt toegang verlenen tot de materialen.
Het wordt aanbevolen om de IT Escrow Overeenkomst geregeld te beoordelen. Dit gebeurt meestal tijdens contractverlengingen of wanneer er significante veranderingen zijn in de software, de leverancier of de zakelijke vereisten. Geregeld herzien van de Escrow Overeenkomst zorgt ervoor dat deze up-to-date blijft en in lijn is met de veranderende behoeften van de betrokken partijen.
Spire en Spire Escrow zijn gescheiden entiteiten, waarbij Spire een Ltd-bedrijf is dat software oplossingen levert en Spire Escrow een Stichting is die IT Escrow-diensten aanbiedt. De scheiding zorgt voor onafhankelijkheid en neutraliteit in het beheer van de Escrow-regelingen. Hoewel Spire Escrow diensten aanbiedt aan verschillende softwarebedrijven, inclusief Spire Ltd, is Spire Ltd niet verplicht om Escrow-regelingen via Spire Escrow aan te bieden. Klanten kunnen gebruik maken van de betrouwbaarheid en expertise van Spire Escrow in de bescherming van hun bedrijfssoftware en -gegevens.